¿Alguna vez te has preguntado cómo crear un instructivo que sea efectivo y fácil de entender? Aunque puede parecer una tarea complicada, producirlo es en realidad un proceso bastante sencillo, claro, si sigues esta guía.
Antes de que inicies en la creación de un manual, primero debemos definir qué es, los tipos que existen y para qué sirven.
¿Qué es un instructivo?
Los instructivos es una herramienta eficaz para instruir a los usuarios acerca de cómo utilizar un producto o servicio. Estos documentos, también conocidos como manuales, pueden ser usados para brindar toda la información necesaria de forma exitosa. Por lo tanto, el proceso de su creación debe realizarse de manera minuciosa y fácil de comprender.
Se puede definir como un tutorial escrito que proporciona instrucciones detalladas sobre cómo elaborar algo de la manera correcta, cómo poder utilizarlo o comprender su funcionamiento adecuado.
Pueden ser empleados para guiar a las personas en el uso correcto de un producto, en la realización de un procedimiento o en la solución de un problema.
Los instructivos pueden variar en su formato y contenido, pero en general, contienen pasos detallados, imágenes o diagramas que ilustran los procedimientos, y un lenguaje claro y fácil de seguir.
Su objetivo principal es brindar información clara y precisa para que las personas puedan efectuar una tarea de manera efectiva y segura.
La importancia de los textos instructivos
Existen varias razones por las que es importante utilizar instructivos:
Facilitan la comprensión
Los instructivos proporcionan información clara y detallada, lo que facilita la comprensión de una tarea o procedimiento. Esto es especialmente importante cuando se trata de tareas o procesos complejos.
Ayudan a reducir errores
Al proporcionar instrucciones precisas, ayudan a reducir el riesgo de errores.
Ahorro de tiempo
Este documento es un aliado para reducir el tiempo al ejecutar la tarea específica, como lo es ensamblar, crear o hacer, ya que sin un manual, a la persona le puede llevar horas o días.
Mejoran la eficiencia
Al igual que el paso anterior, si no existen instrucciones del producto o servicio, el resultado puede que no sea el adecuado. Ayudan a mejorar la eficiencia al proporcionar una guía paso a paso, esto puede ayudar a aumentar la productividad y reducir costos.
Garantizan la seguridad
Los instructivos también son valiosos para garantizar la seguridad al proporcionar una guía precisa sobre cómo manejar y utilizar productos o maquinaria de manera segura.
Ayudan a cumplir con regulaciones
Pueden ser un gran aliado para cumplir regulaciones y estándares al proporcionar información clara y detallada de cómo seguir los estándares de la industria.
Tipos de instructivos
Existen muchos tipos de instructivos diferentes y pueden variar en su formato y contenido según la tarea o proceso específico que estén cubriendo y su audiencia:
Instructivos de usuario
Detalla cómo emplear paso a paso un producto, sistema o servicio. También brinda información detallada sobre las características y capacidades del producto o servicio, además puede ofrecer consejos para solucionar problemas comunes y advertencias de seguridad. Son esenciales para ayudar a los usuarios a sacar el máximo provecho.
De mantenimiento
Este tipo de manuales, muestran pasos al pie de la letra sobre cuándo y cómo hacer un buen mantenimiento a un determinado producto, ya sea una maquinaria especial o un dispositivo para el cliente final.
Su objetivo es ampliar la vida útil del producto.
De seguridad
Es un texto instructivo de trabajo que describe los procedimientos y políticas de seguridad de una organización, servicio o las mejores prácticas para emplear un producto, brindando instrucciones detalladas sobre cómo manejarlo y usarlo de manera segura.
En el ámbito laboral sirve de guía de referencia para los empleados, y en él se describen las normas de salud y seguridad, las prácticas seguras y los procedimientos de emergencia.
Contar con un manual de seguridad puede ayudar a proteger a los trabajadores de lesiones y enfermedades, al tiempo que reduce los posibles riesgos de responsabilidad del empresario.
De emergencia
Proporciona información detallada sobre cómo actuar en situaciones de emergencia, como incendios o inundaciones.
Estas instrucciones suelen proporcionar información sobre cómo reaccionar y qué medidas deben tomarse para minimizar los posibles daños o perjuicios que pueden derivarse de una emergencia.
Pueden incluir procedimientos de evacuación, protocolos de seguridad contra incendios, primeros auxilios y otras medidas de precaución diseñadas para mantener a las personas a salvo y seguras durante una emergencia.
Siguiendo estas indicaciones cuidadosamente, las personas pueden asegurarse de que están tomando las medidas más eficaces para su propia seguridad, así como la seguridad de los que les rodean en momentos de crisis.
De procesos
Es un documento que describe los pasos y procedimientos específicos necesarios para llevar a cabo una tarea o actividad.
Sirve de guía de instrucciones para un gran número de tareas, incluidas las relacionadas con operaciones, elaboración de un producto y atención al cliente.
Pueden contribuir a mejorar la eficacia, al facilitar a las personas la comprensión de los procesos relacionados con sus funciones.
También son una valiosa herramienta de referencia para los miembros del equipo que necesitan revisar procedimientos o solucionar problemas.
Instructivos Educativos
Se refieren a las directrices y requisitos sobre cómo realizar una tarea o proceso específico. Su finalidad es educar a la persona que lee las instrucciones.
Puede ampliar el tema para enriquecer los conocimientos de quien está leyendo el texto. Se emplean en ámbitos académicos.
De viaje
Proporcionan instrucciones detalladas sobre cómo llegar a un lugar, cómo moverse en una ciudad, cómo usar los servicios públicos, entre otros.
Ya conociendo los diferentes tipos, comentaremos a crear paso a paso un instructivo
Cómo hacer un instructivo, paso a paso
En esta guía, te mostraré los pasos a seguir para hacer un instructivo efectivo, de manera que puedas producir uno que sea claro, conciso y sobre todo útil.
Define el objetivo del instructivo
Antes de empezar a escribir, es importante indicar el objetivo y el tipo de instructivo que vas a utilizar. Para definirlo, realiza las preguntas:
- ¿Qué quieres que la gente aprenda o haga después de leerlo?
- ¿Cuál es el problema que resuelve tu instructivo?
Una vez planteadas, es más fácil definir claramente su objetivo para que puedas enfocarte en la información relevante y necesaria.
Medios de publicación
En este apartado es fundamental definir por qué medio lo vas a propagar, ya sea impreso, folleto, digital, videos o híbrido.
Identifica a tu audiencia
Una vez que tengas claro el objetivo, debes conocer tu público meta o lectores. Para hacer esta tarea más fácil, debes identificar quienes son, cuáles son sus necesidades, el nivel de conocimiento sobre el tema en cuestión, ya que no es lo mismo hacer una receta de cocina, que armar una parrilla.
Organiza la información
El siguiente paso es fundamental para hacerte el trabajo más sencillo, porque al tener el conocimiento sobre el tema, debes priorizar cómo vas a iniciar.
Organiza la información en un esquema lógico, empieza por las instrucciones más básicas y avanza hacia las más complejas. Si es necesario, agrupa la información por apartados o pasos para facilitar la lectura.
Redacta el instructivo: Usa un lenguaje claro y sencillo
Cuando escribas el manual, asegúrate de emplear un lenguaje claro y entendible, es por ello que debes evitar palabras técnicas o jerga que pueda confundir a las personas, puedes utilizar frases cortas y directas.
En el caso de que sea un instructivo que necesites un lenguaje técnico o necesites decir un concepto específico, explícalo, el objetivo es que no se quede con ninguna duda. Es recomendable escribir verbos en infinitivo, fáciles de entender.
Cabe detallar que no es lo mismo redactar un instructivo para la realización de un pastel, una manualidad, armar un mueble o de cómo ensamblar un motor de combustión interna, por mencionar.
Agrega gráficos, como imágenes, incluso videos
Las imágenes, ilustraciones y videos son una excelente manera de complementar el texto de tu instructivo. Usa este contenido para demostrar los pasos o los resultados esperados.
Los gráficos pueden ayudar a reducir el espacio de texto y hacer que el manual sea muy fácil de leer, ya sea colocando imágenes o ilustraciones.
Al colocar un video, el espectador puede ver en específico el procedimiento de lo que quieres dar a notar, al grabarlo, asegúrate de que sea claro y muy entendible.
Revisa la ortografía y prueba el instructivo
Una vez que hayas terminado de escribir el instructivo, revísalo cuidadosamente:
- Verifica que no tenga faltas de ortografía o gramática.
- Léelo y asegúrate de que la información sea coherente y sobre todo clara. Puedes checarlo varias veces.
- Prueba el manual como si no conocieras de que se trata.
Si todo está correcto, puedes pedirle a otra persona o personas que sigan las indicaciones para ver cómo se comportan y si hay algo que mejorar. El objetivo de crearlo es que cualquiera lo puede hacer.
De esta forma, tendrás la oportunidad de brindarles la información necesaria para que puedan usar tu producto o servicio de manera exitosa. Así que, ¡Empieza hoy mismo y crea un instructivo!
